دید گاه روابط عمومی در سازمان : روابط عمومی امروزه از روابط عمومی به عنوان هنر هشتم و دست آورد قرن بیستم یاد می کنند. تعاریف گوناگونى از روابط عمومى از سوى صاحبنظران، کارشناسان و مؤلفان کتاب‌هاى این رشته بیان شده است از جمله: رکس هارلو از پیشقدمان روابط عمومى در جهان مى‌گوید: روابط عمومى دانشى است که به وسیله آن سازمان‌ها آگاهانه مى‌کوشند، بر مسئولیت اجتماعى خویش عمل کنند تا بتوانند، تفاهم و پشتیبانى کسانى را که براى توسعه اهمیت دارد، به دست آورند.

انجمن جهانى روابط عمومى نیز گفته: روابط عمومى بخشى از وظایف مدیریت سازمان است و عملى ممتد، مداوم و طرح ریزى شده است که از طریق آن افراد و سازمان ها مى کوشند تا تفاهم و پشتیبانى کسانى را که با آنها سرو کار دارند، به دست آورند.

روابط عمومی به مثابه پلی است میان یک سازمان و مخاطبان آن. به بیان ساده‌تر روابط عمومی در حکم دم و بازدم سازمان به ایفای نقش می‌پردازد.

ویژگی‌های روابط عمومی کار آمد

1. پایبند به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی.

2. انتشار بروشور، تولید نشریات ، تولید و صدور گزارشهای خبر نظیر رویدادهای علمی، نوآوریها، اختراعات، جشنواره‌های قدردانی از مبتکرین، نمونه‌ها و پژوهشگران، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید برای خبرنگاران و …

3. قدرت مشاوره مدیریت

شکل دهی هسته‌های مشورتی در زمینه‌های مختلف و نتایج نظر سنجی‌ها، پژوهشها، تماسها، مطالب رسانه‌ها . روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیری‌های درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل میکند.

1. کارایی روابط عمومی داخلی

در روابط عمومی ناکارآمد بیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط عمومی کارآمد، روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارایی و عملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره‌وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد. و در واقع و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.

اقداماتی نظیر : راه‌اندازی قفسه‌های رایگان اطلاعات برای کارکنان، برگزاری نمایشگاه برای کارکنان، انتشار نشریات ادواری داخلی، اجرای برنامه‌های بازدید برای کارکنان و خانواده‌های آنان، برگزاری جلسات گفتگو و بحث آزاد بین کارکنان و مدیریت، انجام نظر سنجی درباره موضوعات درون سازمان و …

2. برنامه‌ریزی برای رهبران فکری

روابط عمومی کارآمد با برنامه‌ریزی ویژه برای رهبران فکری میتواند کانون انتشار افکارعمومی را هدایت کند. (ائمه جمعه و جماعات، روزنامه‌نگاران، نویسندگان، مدرسان و روحانیون طراز اول حوزه‌های علمیه و …) انتشار بولتن اطلاع رسانی ویژه، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید از طرحها، حضور مسئولان سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرحهای بزرگ

به طور کلی اهداف روابط عمومی موارد زیر می باشد:

» ایجاد بستر تفاهم، همکاری و جلب اعتماد عمومی و اعتمادسازی درون و برون سازمان

» جلب مشارکت و همفکری همه جانبه مخاطبان در تصمیم سازی و تصمیم گیری های سازمانی

» توسعه و ساماندهی نظام اطلاع رسانی و اطلاع یابی در چارچوب وظایف سازمان

» ایجاد بستر مناسب برای گفتمان مستمر و منظم بین سازمان و مخاطبان آن

» تثبیت، تقویت و کمک به زمینه سازی تحقق سیاست های اجرایی سازمان

» پیش بینی بحران های بالقوه و کمک به پیشگیری از وقوع آنها در حوزه فعالیت های سازمان

» مشارکت در رفع مشکلات و حل مسایل سازمان

» ارتقای سطح دانش و آگاهی های عمومی در راستای اهداف سازمان

وظایف روابط عمومی نیز بدین گونه می باشد:

» انعکاس و تشریح دیدگاه ها، سیاست ها و برنامه های سازمان

» اجرای سیاست های خبری، تبلیغاتی، انتشاراتی و مطالعاتی سازمان

» ایجاد ارتباط مبتنی بر حسن تفاهم مردم، نهادهای اجتماعی و مسوولان سازمان با استفاده از فنون و رسانه های جدید در قالب روابط عمومی یکپارچه

» تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، اطلاعیه، آگهی و پیام های سازمان و اقدام به انعکاس آن در رسانه های گروهی

» انعکاس طرح ها و سیاست های اجرایی و عملکرد سازمان به جامعه مخاطب

» برنامه ریزی و همکاری در جهت برگزاری کنفرانس ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدید های استانی و کشوری

» بررسی مطالب منعکس شده در رسانه های گروهی در رابطه با عملکرد سازمان و ارائه نقطه نظرات مناسب به مراجع ذیصلاح

» تشکیل و همکاری با ستادهای ویژه برگزاری مراسم و مناسبت های ملی در سازمان

» ایجاد سیستم اطلاع رسانی و اطلاع یابی

» انتشار نشریات ادواری و موردی در سازمان در قالب های آنلاین و چاپی

» برقراری ارتباط مستمر و منظم با دیگر مراکز و سازمان ها و نهادها

» سیاستگذاری، برنامه ریزی و هماهنگی به منظور برگزاری نمایشگاه های تخصصی در حیطه وظایف سازمان در داخل و خارج از کشور

» تهیه و تدوین و اجرای پروژه های مطالعات مربوط به فعالیت های سازمان

آشنايي اجمالي با برخی فعاليت‌هاي روابط عمومي

از آنجا كه وظيفه روابط عمومي‌ها، مردم داري، تعاطي افكار، شكيبايي و بردباري در شنيدن، صداقت و انصاف در پاسخگويي و … است و همچنين مؤظف به اجرا و انجام وظايف و فعاليت‌هاي خود مي‌باشند در اين بخش به طبقه‌بندي فعاليت‌هاي يك روابط عمومي‌ مي‌پردازيم چرا كه اجراي اين شاخصها و فعاليت‌ها مورد انتظار از يك روابط عمومي كارآمد است.